Les pièces à haut niveau de confiance permettant de valider l'identité :

• Usagers français (majeurs ou mineurs) : carte nationale d'identité ou passeport
• Usagers étrangers (majeurs ou mineurs) ressortissants de l'Union Européenne ou de la Suisse, du Liechtenstein, de la Norvège, de l'Islande, du Vatican ainsi que des Principautés de Monaco, d'Andorre, la république de Saint-Marin et la Grande Bretagne : passeport ou titre de séjour ou carte nationale d'identité
• Usagers étrangers (majeurs ou mineurs) hors cas cités précédemment : passeport ou titre de séjour
• Dispositifs d'identification électronique de niveau de garantie « substantiel » ou « élevé » (la e-carte d'identité, l'identité numérique la poste, l'Appli carte Vitale) peuvent aussi être employés.

Tous les autres documents ou dispositifs ont une valeur probante plus faible et ne permettent pas de valider une identité d'après le RNIV - Principes communs.

La structure ne peut pas engager elle-même les démarches de correction à la place de l'usager. Elle peut toutefois l'accompagner en lui fournissant les supports disponibles de l'ANS expliquant la procédure. Chez les personnes âgées, la précarité numérique constitue souvent un obstacle supplémentaire : ces usagers peuvent se faire accompagner par une maison France services.
Dans tous les cas, tant que la correction n'est pas effectuée, la qualification de l'INS reste impossible. Pour plus d'informations sur les démarches, consultez le site du service public pour la demande de correction d'état civil.

Si l'identité retournée par le téléservice INSi présente une discordance sur l'un des traits stricts (nom de naissance, premier prénom, sexe ou date de naissance), ou si l'un de ces traits est absent, l'INS ne doit ni être récupérée ni qualifiée.

La structure doit alerter sans délai les professionnels ayant eu accès à l'identité erronée, selon une procédure interne formalisée. Ce type d'erreur peut survenir :

• Lors de l'usage de la carte Vitale avec sélection du mauvais bénéficiaire (homonyme),

• En cas de contrôle de cohérence insuffisant à la réception des données INSi.

Une enquête doit être menée pour comprendre l'origine de la mauvaise attribution. En attendant, l'identité peut être déclassée en "Identité provisoire" et une déclaration d'événement indésirable doit être réalisée.

L'identité peut être qualifiée sur présentation de la nouvelle carte d'identité ou de l'ancien document d'identité accompagné de la décision judiciaire actant le changement légal. Cette décision doit faire apparaître à la fois l'ancienne et la nouvelle identité. Cela concerne les changements de :

• Nom de naissance,

• Prénom, sexe ou date de naissance,
• Traits dans le cadre d'une procédure de réassignation sexuelle.

Un document de demandeur d'asile n'est pas un document considéré comme à haut niveau de confiance et ne permet pas de valider l'identité. Pour en savoir plus sur les justificatifs permettant la qualification, consultez la question dédiée "Quels sont les justificatifs à haut niveau de confiance permettant de valider une identité ?".

L'INS peut être qualifiée si l'écart entre les Codes Officiels Géographiques (COG) est justifiable. Le COG présent sur un titre d'identité est celui en vigueur au moment de sa production et est donc amené à évoluer dans le temps, contrairement au code INSEE d'un usager.

• Usager né en France : le COG attribué est celui en vigueur à la naissance

• Usager né à l'étranger : le COG attribué est celui en vigueur à la date de l'immatriculation à l'assurance maladie

• Code d'extension : c'est un COG fictif utilisé pour éviter les confusions entre matricules INS (plus de 999 naissances dans une même commune le même mois ou collision entre un centenaire et un nouveau-né)

Une analyse approfondie est donc nécessaire pour déterminer si l'écart est justifiable. À noter que le système d'information doit être capable d'accepter un COG retourné par l'INSi, même s'il n'existe pas dans son propre référentiel (par exemple pour les communes fusionnées ou en cas d'indépendance d'un pays). Il est recommandé de ne pas renseigner le COG lors du premier appel au téléservice afin d'optimiser les chances d'un retour unique. Pour plus d'informations sur les codes INSEE et les codes d'extension, consultez le site de l'INSEE.

La qualification de l'INS est un processus défini par chaque structure. L'accès au téléservice INSi doit être encadré et réservé à des personnels formés et habilités (souvent au bureau des entrées), via les logiciels de référentiel d'identité.

Dans certaines situations, le prénom ou le nom de naissance de l'usager ne figure pas sur le justificatif d'identité.

• Si l'usager est interrogeable, sollicitez-le en lui posant des questions ouvertes telles que "Quel est votre nom de naissance ? Quel est le nom de votre père ?". Demandez lui s'il possède un autre document avec son prénom ou nom de naissance.
• Si l'usager n'est pas interrogeable ou s'il ne possède aucun document avec son prénom ou nom de naissance, il faut alors renseigner la mention SANSPRENOM ou SANSNOM dans les champs correspondants.

L'utilisation de l'INS est une exigence réglementaire pour garantir une identification fiable de l'usager et éviter les erreurs d'attribution de dossier. La qualification de l'INS est une étape indispensable pour alimenter le DMP de l'usager. Consultez la question "Qu'est-ce que l'INS ?" pour plus d'informations.

Vous pouvez trouver le matricule INS d'un usager :

• Depuis votre logiciel métier
• Sur les documents remis lors de son parcours de santé
• Sur son attestation de sécurité sociale : il correspond la plupart du temps au "numéro de sécurité sociale du bénéficiaire" (ou NIR) si l'usager est majeur
• Dans son espace santé

Le matricule INS est composé de 15 caractères (13 chiffres + une clé à 2 chiffres).

Tout type de titre de séjour, même temporaire, peut être utilisé pour récupérer et qualifier une INS d'après le RNIV.

Il est recommandé de privilégier l'unicité du dossier pour ne pas engendrer de doublons et de répondre à la demande de l'usager. Plusieurs démarches existent selon la situation :

• Changement de sexe officiel où l'INS renvoyée du téléservice INSi est cohérente avec le document d'identité à haut niveau de confiance : déqualifier l'identité si qualifiée, modifier l'identité, requalifier la nouvelle INS, tracer dans le DPI
• Changement de sexe officiel où l'INS renvoyée du téléservice INSi n'est pas cohérente avec le document d'identité à haut niveau de confiance : déqualifier l'INS si elle était qualifiée, modifier l'identité, informer l'usager des démarches de demande de correction à réaliser, informer l'usager que son DMP ne pourra être alimenté
• Changement de sexe non officiel : selon la politique de la structure, conserver l'identité officielle ou modifier l'identité (lui attribuer le statut identité provisoire, ne pas appeler le téléservice INSi, informer l'usager que son DMP ne pourra être alimenté, tracer dans le DPI)

Pour plus d'informations, consultez la question dédiée "Comment valider une identité après un changement légal ?".

Pour être conforme, le logiciel doit permettre :

• D'effectuer l'appel automatique au téléservice INSi depuis la fiche identité,

• De gérer les statuts : provisoire, validé, vérifié, qualifié,

• De saisir et d'afficher tous les traits stricts exigés (nom de naissance, prénoms de naissance, sexe, date et lieu de naissance, code INSEE),

• De gérer correctement les prénoms composés, les tirets et les prénoms multiples.

Vous trouverez ci-dessous des exemples de non-conformité :

• Impossibilité de modifier le champ du premier prénom dans le cas d'un prénom composé (exemple : "Marie-Christine" ou "Marie Christine" restreint à "Marie"),

• Obligation de saisir le lieu de naissance lors de l'appel INSi,

• Modification possible du champ matricule INS.

Afin de vérifier la conformité de votre logiciel, consultez le site de l'ANS "Vous souhaitez contrôler que votre logiciel est conforme aux exigences nationales sur l'INS ?". Pour vérifier si votre solution est référencée Ségur, consultez le site de l'ANS sur les Solutions candidates et référencées Ségur. En cas d'anomalie fonctionnelle et que votre éditeur ne répond pas, contactez l'ANS via ce lien en précisant la thématique "Solutions référencées - signalement fonctionnel".

Le référentiel INS recommande de vérifier les identités qualifiées tous les 3 à 5 ans pour détecter d'éventuels changements.

Tout d'abord il ne faut pas récupérer l'identité de l'usager retourné car il existe un risque d'homonymie. En back-office, il est conseillé de vérifier les traits utilisés :

• Ne pas saisir le lieu de naissance (ou au contraire le saisir s'il n'est pas renseigné)
• Supprimer le tiret dans les noms et prénoms composés en le remplaçant par un espace (de la même façon pour l'apostrophe, et inversement)
• Faire volontairement une faute dans le prénom (rajouter un "x" à la fin du prénom)

Pour obtenir une identité unique lors du retour du téléservice INSi, il est préférable de renseigner en back-office :

• L'ensemble des prénoms de naissance ou de préciser le lieu de naissance, puis de faire les deux
• En dernier recours, faire volontairement une faute dans le prénom (rajouter un "x" à la fin du prénom) et ce uniquement en back-office pour ne pas modifier les traits locaux de l'usager

Tout dépend de la nature de la discordance. Une variation sur le COG peut être tolérée, car certains pays ou communes ont connu des évolutions alors que le numéro de sécurité sociale n'est pas mis à jour. En revanche, une différence sur le rang de naissance est plus inhabituelle et doit faire l'objet d'une analyse approfondie. La décision de qualification reste à l'appréciation de la structure après investigation en back-office. En cas de doute, contactez votre référent régional en identitovigilance pour analyser le cas.

Seules les cartes nationales d'identité délivrées par un pays de l'Union européenne, la Suisse, le Liechtenstein, la Norvège, l'Islande, le Vatican, Monaco, Andorre, Saint-Marin et la Grande Bretagne sont acceptées pour qualifier l'INS.

Il est possible de qualifier l'identité de l'usager via ce justificatif d'identité à condition de :

• contrôler visuellement, en présence de l’usager, l’ouverture de l’application France Identité et la génération du justificatif,
• vérifier également le document d’identité qui a permis de générer ce justificatif.

Dans certains pays (Commonwealth ou Europe de l'Est), le nom de naissance n'est pas indiqué sur les pièces d'identité et peut être remplacé par le nom utilisé ou nom d'usage.

Il convient alors de rechercher le nom de naissance auprès de l'usager :

• Lui poser directement la question "Quel est votre nom de naissance ?", ou reformuler si besoin "Nom du père, nom porté enfant".

• Vérifier si l'usager possède un document mentionnant le nom de naissance (acte de naissance, attestation de carte Vitale, carte de mutuelle …).

• Noter l'information transmise par l'usager (épelée ou écrite si nécessaire).

En cas d'impossibilité d'obtenir l'information (usager non interrogeable ou sans accompagnant), le nom porté sur la pièce d'identité pourra être enregistré provisoirement comme nom de naissance. La situation devra ensuite être régularisée dès que possible. Pour plus d'informations, consultez le Recueil des traits d'identité sur les documents étrangers.

En cas d'admission directe en EHPAD, il est possible d'utiliser le livret de famille ou un extrait d'acte de naissance, accompagné de la carte Vitale avec photo du résident. Cette dérogation ne s'applique pas dans les autres structures.

L'identité d'un mineur bénéficiaire de l'aide sociale peut être validée avec un extrait d'acte de naissance accompagné de sa carte vitale avec photo.

Seul l'usager peut demander la correction de sa donnée erronée.

• Usager né en France : procédure simple, en ligne ou par courrier.
• Usager né à l'étranger : contacter sa caisse d'assurance maladie.

Pour plus d'informations, consultez le flyer dédié à la demande de correction auprès de l'INSEE.

Si les structures du groupement partagent le même système d'information, l'INS est récupérée une seule fois. Sinon, chaque structure doit vérifier l'INS via le téléservice, même si une autre structure l'a déjà récupérée.

Il peut s'agir d'un dysfonctionnement logiciel ou d'un problème lié à l'identité de l'usager. Contactez votre référent régional en identitovigilance pour analyser le cas d'erreur.

Les bénéficiaires de l'AME disposent d'un NIR provisoire ne commençant pas par 1 ou 2 : il n'est pas possible de qualifier leur INS.

Toute personne née en France ou affiliée à l'Assurance Maladie dispose d'une INS, y compris celles nées à l'étranger. En revanche, les étrangers de passage et les bénéficiaires de l'aide médicale de l'État dont le numéro d'immatriculation ne commence pas par 1 ou 2 n'en disposent pas.

Il est conseillé d'utiliser le justificatif d'identité correspondant à l'INS retournée par le téléservice. L'usager doit ensuite toujours présenter ce même justificatif lors de ses visites suivantes, pour éviter toute incohérence dans son dossier.

L'identité d'un mineur peut être validée à l'aide d'un extrait d'acte de naissance ou du livret de famille, accompagné d'un document d'identité à haut niveau de confiance d'un parent ou tuteur. Si une délégation de l'autorité parentale est en place, il faut aussi fournir la décision de justice. Pour les mineurs étrangers, un document de circulation avec photo est accepté.

Il ne faut pas qualifier l'INS lors d'un retour de prénom francisé. C'est considéré comme une discordance et il y a des risques d'homonymie.

Si le premier prénom de naissance de l'usager ne correspond pas du tout à celui renvoyé en première position par le téléservice, il ne faut ni récupérer ni qualifier l'INS. Cependant, certains cas ne doivent pas être considérés comme des discordances :

• L'absence ou la présence de tirets pour les prénoms composés,
• Si le téléservice INSi renvoie seulement le premier vocable du prénom composé comme premier prénom, à condition que la liste des prénoms soit complète (le téléservice INSi ne sait déterminer le premier prénom d'un usager).

Pour plus d'informations sur les discordances de caractères, consultez la question dédiée "Dois-je saisir les tirets, apostrophes et caractères diacritiques lors de la qualification de l'INS ?". Pour plus d'informations sur une discordance du premier prénom, consultez les questions dédiées :

• "Puis-je qualifier l'identité d'un usager si le téléservice INSi retourne le premier prénom francisé ?"
• "Comment gérer une inversion de lettre ou une erreur dans le premier prénom renvoyé par le téléservice INSi ?"
• "Puis-je qualifier l'identité d'un usager si le téléservice INSi renvoie deux prénoms alors qu'un seul figure sur le justificatif d'identité ?"

Si l'usager constate une erreur sur sa pièce d'identité, il doit faire une demande de correction.

• Usager né en France : il doit s'adresser à la mairie de son domicile avec un extrait récent d'acte de naissance. La démarche peut être initiée en ligne.
• Usager né à l'étranger : il doit se rapprocher de la préfecture qui a délivré son titre de séjour.

Pour plus d'informations, consultez le site du service public.

Il n'est pas obligatoire de conserver une copie du justificatif d'identité. Cependant, il est obligatoire d'indiquer quel type de pièce a été utilisé pour valider l'identité.

L'original du justificatif d'identité doit être systématiquement vérifié pour valider l'identité, sauf pour les résidents d'établissements sociaux et médico-sociaux, lorsque la copie a été réalisée par la structure d'hébergement.

Un document d'identité périmé peut malgré tout être utilisé pour valider l'identité d’un usager.

Un document d'identité à haut niveau de confiance reste valable pour valider l'identité même s'il est expiré. En cas de divergences entre deux justificatifs, il faut retenir celui dont l'identité est confirmée par l'usager ou son entourage. Pour plus d'informations, consultez le RNIV - Principes communs.

Une différence sur les prénoms, hormis le premier, peut être acceptable après analyse en back-office. Il faut notamment évaluer : le risque d’homonymie, l’intérêt pour le patient (par exemple en cas de polypathologie), ou encore les difficultés éventuelles à faire corriger l’identité (par exemple si l’usager est étranger).

Il faut distinguer deux situations :

• Si l'écart est une erreur manifeste sur la pièce d'identité (MARIUSN au lieu de MARIUS), l'INS peut être récupérée après confirmation de l'erreur par l'usager selon la procédure mise en place dans la structure (saisir le prénom sur la pièce d'identité ou celui déclaré par l'usager).

• Si l'erreur provient de l'INS, il ne faut pas récupérer l'INS : les données du téléservice INSi remplaceront les traits locaux existants et en seront pas modifiables.

Consultez également la question "Puis-je qualifier l'identité d'un usager si le premier prénom sur le justificatif d'identité et celui retourné par le téléservice INSi sont différents ?". Pour plus d'informations sur les conduites à tenir devant une discordance, consultez le document dédié de l'ANS.

Le NIR (numéro d'inscription au répertoire RNIPP) est un identifiant unique attribué à toute personne née en France ou dans un DROM-COM. Il est utilisé pour l'inscription à la sécurité sociale et constitue la base du matricule INS. En revanche, le NIA (numéro d'immatriculation d'attente) est attribué aux personnes ne disposant pas encore de NIR, comme les étrangers débutant une activité professionnelle en France. Le NIA devient ensuite un NIR une fois l'immatriculation confirmée.

L'INS-C est un numéro calculé par lecture des informations de la carte Vitale à partir du numéro de sécurité sociale, de la date de naissance et de la première lettre du prénom de l'usager. Celui-ci est destiné à disparaître au profit de l'INS, qui est la clé d'accès à de nombreux services, notamment le DMP et Mon espace santé. Pour en savoir plus sur l'INS, consultez la question dédiée "Qu'est-ce que l'INS ?" ou le site de l'ANS.

Les tirets et apostrophes doivent être saisis lors de la qualification INS et ne sont pas considérés comme des discordances. En revanche, les caractères diacritiques (lettre avec accent, cédille, tréma) ne sont pas à renseigner. Les abréviations sont également à proscrire. À noter que la recherche d'une identité dans votre logiciel doit être insensible à la présence d'un tiret ou d'une apostrophe (conformité Ségur).

L'INS une fois qualifiée reste valide à vie, mais sa durée de validité implique une vérification au moins tous les 3 à 5 ans pour détecter d'éventuels changements.

Le matricule INS correspond au numéro de sécurité sociale utilisé pour le remboursement des soins. Pour les enfants, le numéro de sécurité sociale utilisé pour le remboursement des soins correspond généralement à celui d'un des parents et non à leur propre matricule. Ce numéro ne peut donc pas être utilisé comme matricule INS. Pour plus d'informations, consultez le site de l'ANS sur le référentiel INS.

Le datamatrix INS est un code-barres 2D qui représente l'INS de manière sécurisée, utilisé principalement dans les documents de santé pour éviter les erreurs et faciliter l'identification de l'usager. Le datamatrix INS est composé d'une en-tête de 26 caractères et d'une zone de message contenant les informations essentielles de l'INS, comme le matricule, le nom, la date de naissance et le sexe. Il est obligatoire sur certains documents physiques contenant des données de santé. Pour les documents numériques, il doit être intégré dans le fichier PDF ou dans l'en-tête du document selon le niveau du CDA. Pour plus d'informations, consultez le document de l'ANS sur le format du datamatrix.

Il faut renseigner le code 99999 en lieu de naissance.

Le permis de conduire ne comporte pas le sexe de l'usager, qui est un des cinq traits stricts nécessaires à la qualification de l'INS. Il n'est donc pas considéré comme un document à haut niveau de confiance. Pour plus d'informations sur les documents à haut niveau de confiance, consultez la question dédiée "Quels sont les justificatifs à haut niveau de confiance permettant de valider une identité ?".

La numérisation du justificatif d'identité n'est pas obligatoire, mais sa présentation est indispensable pour qualifier l'INS. En cas de refus, l'usager ne pourra pas bénéficier d'une identité qualifiée : ses données de santé ne pourront pas être partagées entre professionnels ni alimenter son espace santé. Ses soins seront malgré tout assurés normalement.

Certains usagers ne sont pas vérifiables via le téléservice INSi :

• Usagers nés en France mais travaillant à l'étranger sans affiliation à un régime français.
• Nouveaux nés n'étant pas encore déclarés à l'assurance maladie par leurs parents, il faut attendre environ une semaine.

Les chevrons d'un document d'identité ne doivent pas être considérés comme un critère de fiabilité mais seulement comme une aide à la lisibilité.

Les règles à appliquer sont les suivantes selon la donnée inconnue :

• Si la date de naissance complète est inconnue : renseigner 31 décembre.
• Si le jour est inconnu : renseigner le 1er du mois.
• Si le mois est inconnu : renseigner le mois de janvier.
• Si l'année est inconnue : estimer à partir de l'âge supposé et renseigner l'année ou la décennie compatible.

Selon la CNIL, la durée de validité d'un document d'identité scanné est de cinq ans après la dernière venue. Elle recommande sa suppression après trois ans par mesure de précaution.

En l'absence de carte CPx, un certificat logiciel permet d'accéder aux services numériques en santé. Ce fichier sécurisé identifie l'établissement et authentifie la structure sans utiliser de carte individuelle. Le certificat logiciel permet :

• l'authentification,
• la signature électronique,
• la sécurisation et le chiffrement des échanges de données.

Pour plus d'informations, consultez la page des Certificats logiciels de l'ANS.

L'INS facilite le partage des données de santé en attribuant une identité unique qui est la clé pour les services de partage de données à l'échelle régionale et nationale.

L'utilisation de l'INS est obligatoire conformément au code de la santé publique.